信息科是医院信息化的推动者,它不仅是一个职能科室,同时又是面向全院提供集管理决策服务、知识配送服务、统计分析服务和计算机网络服务为一体的全方位、多元化的信息服务科室。

随着医院信息化建设的逐步深入,医院的管理、日常运作与信息科的工作已密不可分,如何提高服务质量,建立高效、合理的服务模式是医院信息管理者必须面对和解决的问题。

医院信息科是医院信息化建设工作的主要承担者,其工作面宽,涉及医院所有的软硬件系统的维护与管理、绩效考核、运维管理、FAQ、项目管理、文档管理、通讯录、值班表、审批单管理等,工作量大,工作事务杂乱。信息科的工作质量能否提升与医院信息化发展已密不可分。

信息科在推动医院信息化建设的同时,往往忽略了自身信息化建设,仍停留在口头传递、口头指派的初始阶段,多数信息科目前存在如下几方面的“内忧外患”:

1、信息科管理着全院的医疗设备和IT设备等,然而资产只记录到主机层面,做不到配件级的管理和记录,管理不全面,变更不及时。

2、项目多、推动慢,控制不了项目进度和质量。

3、工作方法原始,影响了部门工作效率及质量。

4、没有形成有效的工作统计和绩效考核,作为信息科管理者,不清楚每个工程师的整体工作量。

5、合同未形成有效的记录体系,需手动查历史合同件,管理不方便,也无法定期提醒。

6、因服务过程和结果的管理不规范、无法追踪反馈,导致部门满意度下降。

7、工程师经验和能力参差不齐,日常工单服务结果尚未形成有效的知识库,知识无法积累和共享。

为加强医院信息化建设项目的规范化管理,健全应用部门与信息化部门之间良好的协同建设机制,确保项目进度和质量,急需制定一套科学的信息科管理办法。

目前市面上一些主流的ITSM系统软件,可以分为几类。一是传统的ITSM软件,可支持全流程,但此类软件大多并非专门针对信息科开发,所有部门均可使用,因而涉及与其他部门的流程对接,功能组件也非常多,体验感不佳,且成本昂贵。

二是传统的运维网管软件,只覆盖了一部分流程,侧重点匹配度不高,仅设备和系统监控管理容易落地,对信息科的工作流程帮助并不大。

另外还有部分在线流程软件,只涉及信息部门的部分流程和功能,不需要本地部署,容易落地,价格也相对合适,仅需提供付费租用。缺点在于产品封闭,不提供二次开发,并只能与认证合作软件对接。

信息科需要一款既能覆盖信息部门全流程,又不改变现有流程,可灵活根据需求二次开发、系统开放、性价比合适的软件。慧优科技发布的“i有数IT服务管理解决方案”就是针对这些需求打造的。

慧优科技i有数

让信息部门实现信息化,让IT管理者真正“心中有数”

i有数平台以流程为导向,旨在提升服务管理水平。通过工单管理、资产管理、知识管理、耗材管理、合同管理、项目管理及数据分析,形成有效的管理平台,通过数据驱动,规范信息管理制度,打造信息部门的管理引擎,间接提升整体服务水平。

1、工单管理:凡事有交代,件件有着落,事事有回音。

不改变传统习惯,仍以电话报修为主,增加PC、移动端等多渠道报修方式,增加来电弹屏、系统自动弹幕,自动获取信息,实现建单、催单、取消工单、关联知识库等一键操作,并实时提醒运维人员及时处理。报修者可实时查看工单处理进度,实时评价满意度。而信息部门管理者也可通过i有数对报修工单的多维度统计进行绩效考核,更便于管理。

2、合同管理:自动计算维保时间,生成巡检计划。

支持技术维保、软件开发、运维服务、系统集成及设备采购等多种合同类型。如项目完成招标,和供应商签订合同后,即可导入合同,建立合同录入主要条款,导入交付设备清单、约定的项目计划时间、合同发票电子附件等。还可制定合同的付款计划,根据项目实施情况,到期自动提醒。合同内容形成基准,系统自动计算维保时间,生成巡检计划。

3、项目管理:从项目申报到验收的全流程管理。

包含从项目立项到验收各阶段的全流程管理。新建项目后,由乙方制定项目计划书和项目实施方案,定义项目组成员及角色。通过合同约定时间、项目计划时间、实际执行情况的时间轴对比,进行项目整体进度的实时监控。针对阶段性任务,自动发出到期提醒。当项目验收后,交付设备进入资产生命周期,自动从合同获取条款信息,生成巡检任务,并到期提醒。

4、资产管理:对接现有资产管理软件,实现IT资产生命周期管理。

建立一套部门自己的资产管理系统,可和医院现有资产管理软件进行对接,资产信息在系统内强强关联合同、项目、供应商等,实现数据强关联。i有数提供多种方式的资产视图展现,更直观。

5、巡检管理:实现科室内外部巡检。

项目验收完成后,将自动生成外部巡检任务,并到期提醒,由乙方介入提交巡检报告,巡检结果异常时可以自动转到工单模块创建工单。另外还可提供科室内部巡检任务。

6、知识库管理:自动导入知识库。

i有数设置知识管理库,形成有效的知识分享途径,有经验的工程师可将日常处理的事务上传,通过知识库积累,帮助快速提升常见问题处理效率,间接提升工程师整体实力。

7、科室辅助管理:工作结果公开透明化。

科室排班管理、供应商管理、文档管理、会议培训管理等功能也一并实现,并通过大屏展示工单及项目实时进度,实现工作结果公开透明化,通过报表统计和分析,完成部门工作量化和数据输出。

i有数IT服务管理平台由慧优科技研发,慧优科技有着十余年与医院合作的经验积累,深入了解医院信息科现有的工作流程和管理方式,优势在于完全不改变现有的工作流程,通过数据录入实现信息化管理,提升工作效率,并发挥数据价值。

“实施慧优科技i有数平台,帮助我们医院信息科提升了管理水平。所有的项目建设及日常运维工作,都能通过系统进行管理和规范,同时理顺了和设备科等其他科室的工作流程和管理界面,能够更准确地维护及掌握信息资产的生命周期,做到了更加精细化的管理。利用i有数提供的功能,科室人员的工作效率和服务质量也得到了提升。”杭州市妇产科医院信息科主任钱霁新说。

作为医院信息化建设纽带的信息科,“信息部门本身的信息化建设”显得日益重要,需加速实施自身信息化,提升工作效率和满意度,使信息化建设更快、更好地推进。